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1 数字技术对研究生学籍管理工作的作用

1.1 提升管理效率

研究生学籍管理是一项跨时代、长周期的历史资料积累工作，数据资料存量大，保存资料成本高，工作历史延续性强，各高校有限的研究生管理人员编制应对海量的研究生学籍资料录入整理、保存归档工作，在人力上显得捉襟见肘、在准确度上难以有效保证。当前学生毕业求职、社会身份管理等要求学校频繁、大量调阅毕业生历史档案，学生学籍管理工作的重要性不断凸显，各高校传统上依赖少数老师归档存储全体毕业生纸质资料，且管理岗位工作者变动频繁的现状难以适应完善整理在读学生资料，及时回应往届毕业生学籍学历调阅诉求的工作，导致高校学籍管理工作出现局限性。数字化的学籍信息管理系统实现了学籍数据的实时更新与同步，减少了人工录入和核对的工作量，提高了数据处理的速度和准确性[1]。在智能化时代，智能化的管理工具如智能机器学习算法等，自动执行复杂的管理规则和决策流程的能力进一步增强，可进一步减少人力查阅数字系统可能导致的失误，“一键生成”模式进一步提高管理的标准化和规范化水平。

1.2 改善服务质量

数字技术改善服务质量。首先，提升满足个性化需求的能力。当前，全国已普遍建成由教育部统筹的学籍学历信息管理平台，该平台能够对接向公众开放的学信网网站，使全体高校在校生、毕业生能够实时查阅本人的学籍学历信息。教育部平台基本能够做到学生培养管理所有信息点位的全面覆盖，提供最完善的学生信息档案。各校自建的研究生学籍管理平台通过上报数据、智能对接，能根据学生需求及时提供颗粒度不同的学生信息档案，供学生证明身份、毕业求职、学历认证等不同需求使用。其次，实现学籍管理远程响应。教育部相关平台完整对接学信网平台，及时体现学生入学、培养、毕业各环节时间节点，让高校在校生、应届生能及时在网上获取相关学籍证明，极大提升了学籍服务的便捷程度。最后，落实全过程可溯源管理。教育部数字平台和大多数高校的研究生学籍管理平台能够实现数据的实时交互、更改对接，而且对研究生学籍数据的每一处修改都能做到时间、地点的留痕，增强了数据的安全性和研究生管理的科学性。

1.3 提高师生满意度

在数字技术尚未能全面在研究生学籍管理工作普及的年代，研究生查阅学籍信息、往届毕业生获取学籍学历证明往往需要本人点对点与高校管理人员对接，由管理人员在复杂、老化的信息系统甚至纸质版材料中搜寻查阅。这一过程效率低下、准确性差，并给高校学生和管理人员带来了巨大的工作压力。高校学生普遍反映“毕业季”查询数据、开具证明效率低下、信息滞后，高校管理人员普遍反映大量学生在特定时间节点集中索要相关数据，导致管理人员“疲于奔命”，学籍数据准确性、学籍数据响应速度均难以得到保证。自教育部完善学籍学历信息管理平台，各高校积极自筹自建相关平台对接教育部数据后，对管理者和教师而言，数字技术优化了管理流程，简化了工作环节，减轻了管理负担，使其能够将更多精力投入到教学和科研工作中；高校学生的“查询难”“证明难”问题得到了极大的缓解，当前高校毕业生普遍已不再将开具学籍学历证明视为毕业、求职过程中的“拦路虎”。

1.4 加强数据开放水平

数字技术促进了研究生学籍管理数据的共享与开放，也同步提高了研究生学籍数据的价值和利用效率。从学校内部来看，通过数字技术实现标准化的研究生学籍数据便利了校内各部门之间的互联互通和共享协作，研究生学籍数据查询响应的压力不再完全集中于研究生管理部门，高校教务、学工、科研等各部门都可基于共享数据实时全面了解研究生情况。从社会层面来看，完善的数据资源便利社会用人企业、机构和公众通过法定渠道查询毕业生信息，掌握在校生信息，便于企业、机构与高校联合培养工作的推进，用人单位掌握毕业生在校表现情况有了更加快捷、可靠的渠道。高校研究生教育管理工作的透明化、便捷化、实用化程度得到了很大的提升。

2 数字技术在研究生学籍管理工作中的具体应用

2.1 招生与录取环节

数字技术的运用提升了高校研究生招录工作的协同水平。在学生招录工作中，高校研究生招生办公室与学籍管理部门需要进行大量的信息比对工作，研究生招生部门的招录数据与学籍管理部门的学籍数据已实现了标准的统一，学籍管理部门依托教育部平台，对学生自主上传的招录数据进行校核，配合高校对招录研究生情况的合规审查工作。根据招生部门工作人员的反馈，当前在招录环节仍然存在研究生数据量庞大、集中校核的时间节点过于紧张、人工校核的误差难以避免等问题，期待更加智能化、自动化的数字技术能够提升对研究生个人信息数据自动比对校核的水平，提升审核效率、减少研究生数据校核工作中的人为误差。

2.2 学籍注册与动态管理环节

新兴数字技术的全流程运用有助于进一步提升研究生学籍注册管理的质效。当前，新兴技术的不断渗透可能助力研究生学籍管理工作发展，提升研究生学籍管理工作的质效。一方面，有学者建议运用区块链等智能合约新兴数字技术提升研究生学籍注册管理的规范性。学籍信息需要频繁地调取、修改，在这一过程中的安全性、人为失误问题难以保证。建议教育部门建立全国统一的区块链公共平台，提升研究生管理者上传、修订研究生学籍信息的全过程溯源。另一方面，高校研究生期待能用数字技术进一步简化学籍管理变更流程，并实现学籍信息随时、随手可查。由于研究生学籍信息数据点位较多，上传操作复杂，无论是研究生本人还是管理人员都难以避免操作失误，期待管理部门用最新互动技术简化修订流程，提升学籍动态管理修订的质效。

2.3 培养管理环节

在研究生培养管理环节，可通过数字技术优化、提升效率的主要工作包括课程和学分管理、学生动态跟进、智能管理督导等。在课程和学分管理上，现有的学分安排、课程设置难以通过标准化模板全国统筹，而智能化技术或许能够为全国研究生培养设立一个灵活性、扩展性较强的标准化框架。在学生动态跟进上，智能化技术可以提升教师、学生对培养进度的实时把握，对于客观存在的休学、复学，参与社会实践较多的研究生进行更灵活的智能化安排。对于传统上需要大量人工跟进的学费缴纳督导、学生去向统计等环节，开放的智能化系统可以进行更便捷的动态提醒，学生自主化申报。在智能管理督导上，智能化系统可以更全面地收集和利用学生的家庭、学习、身心状况等各方面的信息，形成每一名研究生的“智能画像”，无论是对研究生的学业管理、奖励惩罚，还是研究生的社会活动、学业拓展，都可以通过研究生智能化培养管理系统进一步丰富研究生个人数据，让用人单位对研究生的能力、特点和人生经历有颗粒度更细的把握。

2.4 学历管理环节

数字技术在研究生学历管理和授予环节有广阔的应用场景，其中最能提升学生获得感的应用就是提升学生信息汇总效率。现在，学生信息上传学信网等社会平台，供学生和用人单位查阅的数据上传效率大大提升，已经可以做到在完成毕业证、学位证发放工作之前，相关信息已经在社会公共平台上可供查阅，学历管理的电子化、网络化体现了教育部门适应社会需要的努力，极大便利了当前应届毕业生与用人单位对接的流程。根据学生和教师的反馈，在学历管理环节运用数字技术优化还有不少需要解决的急难愁盼问题，例如目前信息的上传工作仍然过于繁琐，国家级平台过度将职责前移下压，对一线工作者的实际困难考虑不足；学历、学位等不同的信息搜集上传路径有大量重叠重复的学生个人信息，全国性数据平台理应将数据共享全面打通，实现一次填报、智能调取，而不是让一线工作人员为同一个学生的不同认证路径多次重复填报个人信息。

2.5 学生就业与毕业后跟进环节

对于现代数字技术来说，各开发者主要面临的一个问题就是如何用日新月异、不断进化的新数据规范兼容不断积累的历史存量数据，实现在新数据平台下对全口径历史数据的实时标准化调取。中国研究生教育数据经过数十年的积累，已经形成了巨大的历史存量，其中很多历史数据对于研究生本人，以及对国家研究和规划教育战略发展方向都有较大的参考价值。教育部 2001 年起实行学历证书信息网上电子注册制度，2004年开始研究生学籍进行网上试行管理；2007 年颁发了《普通高等学校新生电子注册暂行办法》，正式要求高校学生包括研究生进行学籍学历电子注册[2][3]。当前高校使用的高等教育学历证书电子信息系统建立于21世纪初，对新中国成立后直至20世纪末的毕业生历史数据的汇总归档工作尚未全部覆盖。建议相关管理部门依托当前不断进步的智能化识别信息技术，高效准确地实现对新中国高等教育学籍学历信息的全面采集和全面录入，为决策部门提供精确、完善、具有历史纵深感的中国研究生教育毕业数据历史档案库。此外，在研究生管理现实操作中，管理工作者和往届毕业生普遍反映，由于学科、专业方向的适时统筹调整，或导致大量往届毕业生的专业方向、学科分类出现了明显的变化，在毕业生实际求职和学科专业认证过程中，现有研究生学籍学历系统对研究方向的认证能力基本不能满足学生的要求，只能靠一线工作人员充分发挥自由裁量权，依托教育部门历史性规定为学生所学专业所属的专业方向进行背书。在这一过程中，教育管理部门应发挥其行业指导的权威性，对学生的就业需求服务统筹分析，另一方面也体现了现有认证工作数字化建设的短板。

3 运用数字技术提升研究生学籍管理质量需要注意的几点问题

3.1 数据安全与隐私保护

研究生学籍数据化管理，既要兼顾频繁调用数据的易用性，也要考虑到个人信息的安全性。首先，严格规范数据访问权限。目前，关于中国研究生个人数据信息的访问细则尚未建立可操作性的规范，建议按照国家信息安全上位法规，尽快通过法规条例明确规定教育管理部门、高校、学生和社会机构等不同身份使用数据的权限。其次，提升数据备份标准。承载研究生个人信息的教育管理部门应通过国家统一的数据中心标准进行灾难备份，提升数据安全性，提升数据管理软硬件的国产化水平。最后，细化数据调用样式。教育管理部门掌握的研究生学籍数据在向社会开放时应进行更加科学的清洗和模块化，避免缺乏监管的信息公开导致个人信息泄露、国家安全风险上升，应确保每个主体向教育部门申请的学籍数据都符合其合法需求。

3.2 弥合“数字鸿沟”，提升教育公平性

教育部相关管理部门在推广研究生学籍管理数字化工作的过程中要关切不同地域、不同高校的实际情况，避免数字化管理“一刀切”。对于有条件进一步完善研究生学籍管理数字化程度的高校，可尝试对其设备软硬件提出国产化要求，以提升研究生学籍数据的安全性；对于尚不完全具备研究生学籍管理数字化能力的困难地区高校，以及研究生学籍数据上平台历史欠账较多的高校，应加大对其投入，并鼓励其依托现有资源尽快实现“新人新办法、老人老办法”，确保新招录研究生学籍数据不形成历史欠账，依托专项数字化项目不断促进后进高校的学籍电子数据完善工作，促进全国教育公平。

3.3 运用数字技术优化管理模式和流程

对于依托数字技术优化完善现代高校研究生学籍管理工作，建议高校教育管理部门以平台建设和运用为抓手，推动形成全国研究生学籍管理工作的统一流程，制定全国一致的数据采集、交换、共享标准，保障数据在各环节的高效流转和无缝对接。研究生学籍数据总量可控、实时调阅压力相比其他大数据集来说较容易实现，教育管理部门应多在存量、流程和数据运用工作上发力，通过优化内部数据衔接标准实现全国历史性研究生学籍数据实时反映，鼓励有条件的高校依托研究生数据库开展研究生教育工作创新研究。

3.4 培养和提升教育行业的数字素养

学生和教育行业从业者数字素养提升，是研究生学籍管理工作应用数字技术的重要着力点。研究生学籍数据的第一责任人是各高校的教育管理工作者，这些工作人员管理研究生学籍数据能力的强弱，直接决定了中国高校研究生学籍数据的质量。教育管理部门除了开展全国范围内的规范化培训，推广学籍数据上传、管理、修订的规范化操作以外，还有必要以研究生学籍数字化管理为抓手，逐步优化中国高校教育数据一体化平台，实现全国主要高校教育管理相关数据各个环节全部上系统、上网络、上云端，教育管理数据全流程实时可视化。在研究生教育培养工作中，也应考虑在实际加强教育技术学科建设中，尝试开拓依托最新数字技术践行智能化学生管理工作的新交叉学科，提升教育管理行业人才培养的专业化水平。

4 结束语

数字技术赋能研究生学籍管理，推动中国高校研究生管理流程数字化变革，是新时代新教育方针践行落地的重要要求。高校应顺应形势，加快学籍管理智能化能力的形成，提升学籍数据管理质量，充分利用学籍数据支撑决策能力的提升。与此同时，应在数字化学籍管理落实落地的过程中，应兼顾安全性、实用性等要素，确保国家数据安全，确保形成真实可用的研究生招录、培养、就业数据，为提升高校毕业生培养、就业质量，以及提升中国教育对中国产业升级和智能化转型的支撑贡献新的力量。

参考文献

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2. 郑卫英．高校电子注册工作中关键环节的把握［J］．教育与职业，2011（5）：38-39．
3. 李玉珊．高校学籍学历电子注册工作中存在问题的研究［J］．科教文汇，2011（1）：199-200．
4. 潘冬荣．新形势下艺术类院校研究生学籍管理改革与实践研究［J］．今古文创，2020（40）：81-82．
5. 耿娇娇，金衍，詹亚力．研究生教育管理数字化建设探索与实践——以中国石油大学（北京）为例［J］．中国大学教学，2024（11）：61-66．